Siklus Penjaminan Mutu FIB

Fakultas Ilmu Budaya (FIB) sebagai Unit Penyelenggara Program Studi (UPPS) senantiasa melaksanakan penjaminan mutu. Komitmen tersebut ditunjukkan dengan tersedianya dokumen formal SPMI yang lengkap dan digunakan untuk melaksanakan penjaminan mutu kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kegiatan kerjasama, serta kegiatan lain pada lingkat fakultas ataupun program studi. Dokumen mutu tersebut meliputi: Kebijakan mutu Unsoed yang ditetapkan dalam Peraturan Rektor Unsoed No. 3421/ UN23/ DT.05/ 2017 tentang Standar Mutu Akademik Unsoed, manual mutu, standar mutu Unsoed, dan formulir mutu. Untuk itu, FIB telah melaksanakan siklus SPMI, mulai dari penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi pelaksanaan standar, pengendalian pelaksanaan standar, dan peningkatan standar (PPEPP). Berikut uraian siklus atau pentahapan SPMI yang telah dilaksanakan.

Siklus SPMI PPEPP

1. Penetapan Standar Mutu

Standar mutu utama dan standar mutu tambahan yang ditetapkan oleh Unsoed disusun oleh tim Fakultas dan LP3M dalam forum diskusi, lokakarya dan benchmarking dengan PT dalam dan luar negeri. Setelah melalui proses penyusunan, selanjutnya dilaksanakan tahapan penetapan standar. Untuk dapat ditetapkan, maka rancangan standar mutu diuji coba untuk melaksanakan audit mutu pada beberapa Program Studi, guna memastikan akurasi standar. Dalam hal terdapat indikator kinerja yang dipandang kurang akurat, maka indikator tersebut disempurnakan. Apabila keseluruhan standar mutu yang disusun telah sesuai, tahap selanjutnya pengajuan kepada Rektor untuk dibahas di tingkat Senat Akademik Unsoed, guna memperoleh persetujuan Senat. Rancangan Standar Mutu yang telah disetujui Senat, selanjutnya ditetapkan oleh Rektor melalui Peraturan Rektor Unsoed. Bukti sahih terkait penetapan standar mutu ini adalah adanya Kebijakan SPMI Universitas Jenderal Soedirman, Kebijakan Mutu Universitas Jenderal Soedirman, Peraturan Rektor tentang Standar Mutu Universitas Jenderal Soedirman, Peraturan Rektor tentang Manual Mutu Universitas Jenderal Soedirman, dan Peraturan Rektor tentang Formulir Mutu Universitas Jenderal Soedirman.

2. Pelaksanaan Standar Mutu 

Pada tahap ini seluruh Program Studi, Fakultas dan LP3M mengadakan audit mutu internal menggunakan seluruh standar mutu yang telah ditetapkan. Audit mutu yang merupakan bagian tak terpisahkan dari SPMI, diadakan setiap semester. Pelaksanaan audit mutu, dilakukan oleh auditor mutu Unsoed yang telah memiliki sertifikat auditor mutu dan tersedia di Fakultas atau Universitas. Hasil audit mutu kemudian dianalisis oleh GPM Fakultas dan dibuat laporan hasil audit mutu internal setiap Program Studi. Di dalam laporan terdapat kesimpulan dan rekomendasi tindak lanjut hasil audit mutu internal. Laporan Hasil Audit Mutu Internal ini, kemudian disampaikan kepada Dekan Fakultas dan LP3M, agar rekomendasi hasil audit dibawa ke dalam rapat tinjauan manajemen (RTM) guna merumuskan tindak lanjut perbaikan atau peningkatan standar mutu. Bukti sahih terkait pelaksanaan standar ditunjukkan dengan adanya dokumen Laporan Hasil Audit Mutu Internal FIB Unsoed Tahun 2023 dan Laporan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) FIB Unsoed Tahun 2023. 

Seluruh standar pembelajaran yang dilaksanakan oleh Program Studi S1 Sastra Jepang bersama dengan Unit Pengelola Program Studi yaitu Fakultas Ilmu Budaya telah tercapai dengan sangat baik. Berdasar pada rapat program studi pada awal semester, tengah semester, dan akhir semester, monitoring pelaksanaan standar pembelajaran oleh koordinator program studi (Koprodi) terlaksana dengan sangat lancar. Evaluasi pelaksanaan pembelajaran yang dilaksanakan oleh tim Gugus Kendali mutu di tingkat program studi yang bekerjasama dengan tim Gugus Penjaminan Mutu di tingkat fakultas juga termonitor dengan sangat baik. Sementara itu, kegiatan tridharma perguruan tinggi dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan oleh seluruh dosen prodi dan dimonitor oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Jenderal Soedirman dengan sangat baik.  hal tersebut didukung dengan adanya pendampingan publikasi luaran penelitian dan pengabdian yang dilakukan oleh tim Pendampingan Publikasi Dosen (PPD) di tingkat fakultas, sehingga produktivitas dosen dalam hal karya ilmiah dapat senantiasa dipantau. Seluruh kegiatan yang berkaitan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut dilaporkan secara berkala dan berjenjang, yang merupakan bagian dari pelaporan Laporan Kinerja Dosen (LKD) setiap satu semester yang senantiasa terlaksana dengan sangat baik.

3. Evaluasi (pelaksanaan) Standar Mutu

Pada tahap evaluasi, LP3M bersama GPM FIB melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan audit mutu internal, termasuk evaluasi terhadap standar mutu dan formulir mutu yang digunakan. Hasil evaluasi selanjutnya digunakan untuk masukan bagi perbaikan pelaksanaan audit mutu, maupun pelapran hasil audit. Bukti dari kegiatan ini adalah Dokumen notulensi rapat evaluasi pelaksanaan standar tahun 2023. 

Evaluasi pelaksanaan standar dilakukan setiap tahun pada akhir semester ganjil melalui Audit Internal Mutu Akademik yang dikoordinir oleh LP3M Unsoed pada tahun 2023. Evaluasi pelaksanaan pembelajaran tingkat fakultas dilakukan oleh Gugus Penjaminan Mutu. Audit mutu internal tingkat fakultas dilaksanakan sebagai upaya untuk menjamin mutu UPPS maupun prodi. Sebelum diaudit, koordinator program studi mengisi Laporan Kinerja Program Studi (LKPS).

4. Pengendalian Standar Mutu

Pada tahap ini LP3M dan GPM Fakultas memastikan apakah pelaksanaan standar telah sesuai dengan target yang ditetapkan. Melalui pengendalian standar, dapat dijumpai target standar yang belum tercapai, standar yang telah tercapai dan pencapaian yang melebihi standar. Tindakan pengendalian standar diarahkan untuk mengetahui kesesuain pelaksanaan standar dengan rencana yang telah ditetapkan, guna mengetahui kesesuaian dan adanya penyimpangan standar. Bukti hasil pengendalian adalah laporan hasil pengendalian standar.

Tindakan pengendalian telah dilaksanakan dengan meminimalisasi, melakukan tindakan preventif, serta mengoreksi hambatan yang terjadi dalam pencapaian tujuan berorganisasi. Pengendalian kegiatan dalam rangka memastikan pencapaian tujuan organisasi dan penilaian resiko terkait tata kelola diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 14 Tahun 2018 tentang Satuan Pengawasan Internal. Pengendalian Standar Mutu dilakukan dengan adanya Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) oleh LP3M Unsoed pada tanggal 16 Februari 2022.

5. Peningkatan Standar Mutu

Pada tahap ini pimpinan akan mengetahui adanya standar yang telah melampaui atau justru belum mampu dicapai sehingga dapat diputuskan upaya tindak lanjut berdasarkan akar masalah yang ditemukan. Peningkatan standar dimaksudkan untuk meningkatkan standar mutu yang telah ditetapkan, khususnya yang telah tercapai atau terlampaui indikator kinerjanya. Peningkatan standar merupakan upaya mewujudkan SPMI untuk senantiasa meningkat dan membangun budaya mutu secara berkesinambungan. Bukti peningkatan standar ditunjukkan dengan adanya penetapan dan pelaksanaan 6 standar tambahan di lingkungan FIB Unsoed.  

Standar mutu yang dimiliki Fakultas Ilmu Budaya selalu mengalami proses evaluasi demi meningkatkan standar capaian yang sudah ada. Setiap tahun, laporan peningkatan standar dilakukan untuk dicantumkan dalam Rencana Strategis Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jenderal Soedirman